Конфиденциальность

ПОЛИТИКА В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ООО «ИЦ РЕГИОНАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ»

 

Термины и определения

В настоящей политике применены термины с соответствующими определениями:

Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и

(или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, представление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных

данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базе данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

 

1. Область применения

 

Положения настоящего документа «Политика обработки персональных данных в ООО «ИЦ Региональные системы» (далее – Политика) обязательны для выполнения работниками и руководителями подразделений, осуществляющих обработку персональных данных.

 

2. Нормативные ссылки

 

Настоящая Политика разработана с учетом следующих нормативно правовых

актов:

— Трудовой кодекс Российской Федерации.

— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

— Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

— Постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных,

осуществляемой без использования средств автоматизации».

— Постановление Правительства Российской Федерации от 06 июля 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

— Приказ ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

 

3. Общие положения

 

3.1 Политика определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых персональных данных в ООО «ИЦ Региональные системы» (далее – Общество), функции Общества при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в Обществе требования по защите персональных данных.

3.2 Политика разработана с учетом Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных актов Российской Федерации в области персональных данных.

3.3 Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в Обществе вопросы обработки персональных данных работников Общества и других субъектов персональных данных.

 

4. Принципы и цели обработки персональных данных

 

4.1 Общество, являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников Общества и других субъектов персональных данных, не состоящих с Обществом в трудовых отношениях.

4.2 Обработка персональных данных в Обществе осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников Общества и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность

частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

— обработка персональных данных осуществляется в Обществе на законной и справедливой основе;

— обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

— не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

— не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

— обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

— содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;

— при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Обществом принимаются необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных персональных данных;

— хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем, или поручителем, по которому является субъект персональных данных;

— обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или случаев утраты необходимости в достижении этих

целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.3 Персональные данные обрабатываются в Обществе в целях:

— обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации,

законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов Общества;

— осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на Общество, в том числе по представлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;

— регулирования трудовых отношений с работником Общества (содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);

— предоставления работникам Общества дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе добровольного медицинского страхования;

— защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;

— подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;

— обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах Общества;

— формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности Общества;

— исполнения судебных актов, актов других органов власти или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

— осуществления прав и законных интересов Общества в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами Общества, или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;

— в иных законных целях.

 

5. Перечень субъектов персональных данных, которые обрабатываются в Обществе

 

В Обществе обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:

— работники структурных подразделений Общества и его филиалов;

— клиенты Общества.

 

6. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Обществе

 

6.1 Перечень персональных данных, обрабатываемых в Обществе, определяется в соответствии с Законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Общества с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 4 Политики.

6.2 Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в Обществе не осуществляется.

6.3 В состав персональных данных работников Общества входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, анкетные и биографические данные, сведения о стаже по специальности, о предыдущих местах их работы  (резюме), иная информация, которую субъекты персональных данных добровольно сообщают о себе для описания своих профессиональных навыков и деловых качеств, если ее обработка не запрещена законодательством Российской Федерации, а также комплект документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника при его приеме, переводе и увольнении.

6.4 В состав персональных данных клиентов Общества входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, номере телефона, адресе электронной почты, индивидуальном номере налогоплательщика, страховом номере индивидуального лицевого счета.

 

7. Функции Общества при осуществлении обработки персональных данных

 

Общество при осуществлении обработки персональных данных:

— принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области персональных данных;

— принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

— назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в Обществе;

— издает локальные нормативно правовые акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в Обществе;

— осуществляет ознакомление работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положением законодательства

Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, и

обучение указанных работников;

— публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;

— сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;

— прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

 

8. Условия обработки персональных данных

 

8.1 Обработка персональных данных в Обществе осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

8.2 Общество без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8.3 Общество вправе поручать обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при обработке данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О персональных данных».

8.4 В целях внутреннего информационного обеспечения Общество может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, абонентский номер, адрес электронной почты, фото иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.

8.5 Доступ к обрабатываемым в Обществе персональным данным разрешается только работникам Общества, занимающим должности, включенные в перечень должностей структурных подразделений Общества и его филиалов, при замещении

которых осуществляется обработка персональных данных.

 

9. Перечень действий с персональными данными и способы их обработки

 

9.1 Общество осуществляет сбор, запись, хранение, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу

(распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

9.2 Обработка персональных данных в Обществе осуществляется следующими способами:

— неавтоматизированная обработка персональных данных;

— автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;

— смешанная обработка персональных данных.

 

10. Права субъектов персональных актов

 

Субъекты персональных данных имеют право на:

— полную информацию об их персональных данных, обрабатываемых в Обществе;

— доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом, а также на доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

— уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными,

незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

— отзыв согласия на обработку персональных данных;

— принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;

— обжалование действия или бездействия Общества, осуществляемого с нарушением требований Российской Федерации в области персональных данных, в уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных или суд;

— осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

 

11. Меры, принимаемые Обществом, для обеспечения выполнения обязанностей оператора при обработке персональных данных

 

11.1 Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения Обществом обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, включают:

— назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в Обществе;

— принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;

— организацию обучения и проведения методической работы с работниками структурных подразделений Общества, занимающими должности, включенные в перечень должностей структурных подразделений Общества, при замещении которых осуществляется обработка персональных данных;

— получение согласий субъектов персональных данных на обработку из персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

— обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации, в частности путем их фиксации на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах;

— обеспечение раздельного хранения персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории персональных данных;

— установление запрета на передачу персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям вне пределов контролируемой зоны, и сетям Интернет без применения установленных в Обществе мер по обеспечению безопасности персональных данных (за исключением общедоступных и (или) обезличенных персональных данных);

— хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированных доступ к ним;

— осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных,

настоящей Политики, локальным нормативным актам Общества.

— иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

11.2 Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными нормативными актами Общества, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Общества.

 

12. Контроль соблюдения законодательства Российской Федерации и нормативных документов Общества в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных

 

12.1 Контроль соблюдения структурными подразделениями Общества законодательства Российской Федерации и нормативных документов Общества» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в структурных подразделениях Общества законодательству Российской Федерации и нормативным документам Общества в области персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.

12.2 Внутренний контроль соблюдения структурными подразделениями Общества законодательства Российской Федерации и нормативных документов Обществ в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Обществе.

12.3 Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов Общества в области персональных данных в структурных подразделениях Общества, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в указанных подразделениях Общества возлагается на их руководителей.